Bár ma már, a digitalizációnak köszönhetően, folyamatosan csökken a papíralapú bizonylatok mennyisége, a különböző vállalkozásoknak, méretüktől és tevékenységüktől függően, még mindig tetemes mennyiséggel kell szembenézniük. Az iratok selejtezésekor azonban figyelemmel kell lenni arra, hogy mit írnak elő a jogszabályok, a különböző bizonylatokat meddig kell megőrizni.
Mindenekelőtt induljunk ki az irat fogalmából, amelyet az adózás rendjéről szóló tv (Art. (új) -2017. évi CL. törvény) az alábbiak szerint definiál:
„irat: jogszabályban meghatározott bizonylat, nyilvántartás, a könyvvezetésről szóló jogszabályokban előírt könyvek, nyilvántartások, továbbá a tervek, szerződések, levelezések, nyilatkozatok, jegyzőkönyvek, határozatok (végzések), számlák és más kivonatok, igazolások, tanúsítványok, köz– és magánokiratok, megjelenési formájuktól függetlenül,”
A megőrzési kötelezettség tehát nemcsak a számlákra vonatkozik, az irat fogalmába beleértendőek például a főkönyvi kivonatok, főkönyvi kartonok, a tárgyi eszköz nyilvántartás, szerződések, nav által kiadott igazolások, bírósági határozatok, bankszámlakivonatok, szállítólevelek.
A megőrzési időre vonatkozó előírásokat a 78. § részletezi. Eszerint a dokumentumokat „az adó megállapításához való jog elévüléséig” kell megőrizni. Az elévülés részletes szabályait a 202. §-ban találjuk, most legyen elég annyi, hogy
„ Az adó megállapításához való jog annak a naptári évnek az utolsó napjától számított öt év elteltével évül el, amelyben az adóról bevallást, adatbejelentést, bejelentést kellett volna tenni, illetve bevallás, adatbejelentés, bejelentés hiányában az adót meg kellett volna fizetni. „
Például a 2015-ös évről társasági adó bevallást 2016. május 31-ig kellett benyújtani, tehát a 2015-ös adóévvel kapcsolatos iratokat, legalább 2021. december 31-ig meg kellett őrizni.
Halasztott adó esetén az esedékesség évének utolsó napjától kell számolni az 5 évet.
Amennyiben az ügylet kettős adóztatás elkerüléséről szóló egyezmény hatálya alá tartozó jövedelem adóztatására vonatkozik, akkor nem öt, hanem tíz évvel kell számolni.
Az Art-on kívül más jogszabály is ír elő kötelezettségeket az iratok őrzésére vonatkozóan, azonban annyit még mindenképpen érdemes tudni, hogy az adózóknak az irataikat az adóhatósághoz bejelentett helyen kell tárolniuk. A szükséges bizonylatokat át lehet adni a könyvelőnek, de a nav felhívására azokat három munkanapon belül be kell tudni mutatni. Amennyiben jogszabály nem zárja ki, az eredeti példány helyett elektronikus úton előállított hiteles másolatot is el kell fogadni. Ha a vállalkozás a különböző bizonylatokat, nyilvántartásokat online hozzáférést biztosítva, elektronikusan őrzi, ellenőrzés esetén az adóhatóság részére a hozzáférést biztosítani szükséges.
A számviteli törvény (2000. évi C. tv) úgy rendelkezik, hogy a beszámolót, üzleti jelentést, leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, naplófőkönyvet olvasható formában legalább 8 évig kell megőrizni. A főkönyvi számlákra, analitikus és részletező nyilvántartásokra szintén 8 év vonatkozik. Szervezeti változás esetén az iratok őrzéséről intézkedni kell
Az elektronikus formában kiállított bizonylatot elektronikus formában kell megőrizni, mégpedig úgy, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.
A papíralapú dokumentumokról lehet készíteni elektronikus másolatot, azonban a másolatkészítés során alkalmazott módszernek biztosítania kell az összes adat késedelemi nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát illetve ki kell zárnia az utólagos módosítás lehetőségét.
Az Áfa törvény a 179. §-ban rendelkezik az okiratok megőrzéséről. Főszabály szerint itt is az öt évet kell alapul venni vagyis az adó megállapításához való jog elévülését. Az áfával kapcsolatban viszont arra is figyelemmel kell lenni, hogy ha elvesznek az iratok, akkor nemcsak a megőrzési kötelezettségnek nem tettél eleget, hanem az adólevonási jogod is kérdésessé válik.
A Tny tv. ( 1997. évi LXXXI. törvény a társadalombiztosítási nyugellátásról) is rendelkezik az iratok megőrzéséről. (99/A. §) Eszerint a
„biztosított, volt biztosított biztosítási jogviszonyával összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat, adatokat és foglalkoztatási igazolásokat a biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig köteles megőrizni.”
Látható, hogy adott esetben itt lehet a leghosszabb a megőrzési kötelezettség. Ha felveszel egy 40 éves alkalmazottat, aki 65 évesen nyugdíjba megy, akkor az ő munkaügyi iratait 30 évig kell őrizned. A vállalkozás jogutód nélküli megszűnése esetén a dokumentumok őrzésének a helyét be kell jelenteni az illetékes nyugdíjbiztosítási igazgatási szervnek és ezzel egyidejűleg az adatszolgáltatást is teljesíteni kell a 2010. január 1. előtti időszakra, amennyiben az nem történt meg. (e-NYENYI)
A fenti előírások szinte minden vállalkozást érintenek, de vannak további szabályok, amelyekkel az érintetteknek tisztában kell lenniük.
Ide tartozik, ha valaki megváltozott munkaképességű magánszemélyt foglalkoztat, ha közbeszerzéseken indul, ha de minimis támogatást vesz igénybe. Ugyancsak külön előírás vonatkozik azokra a szolgáltatókra, amelyek a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2017. évi LIII. törvény hatálya alá tartoznak.
Ha a jogszabályok különböző időtartamokat írnak elő, mindig a leghosszabbat indokolt figyelembe venni, így biztosítható a jogkövető magatartás.
Tudjon meg többet az archiválásról, olvassa el a kapcsolódó bejegyzést: Iratőrzési kötelezettség: az archiválás
