A számviteli törvény tehát lehetővé teszi a papíralapú bizonylatok elektronikus másolattal történő őrzését. Az alkalmazott módszernek azonban biztosítani kell az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos olvashatóságát, illetve ki kell zárni az utólagos módosítás lehetőségét.
Az áfa törvény szintén arról rendelkezik, hogy a számla kiállítását követően biztosítani kell az eredetének hitelességét (vagyis, hogy a kiállító és az értékesítő azonos legyen) valamint sértetlenségét és olvashatóságát.
Az elektronikus formában kiállított dokumentumot elektronikus formában kell megőrizni, a papíralapúról lehet készíteni elektronikus másolatot.
Az elektronikus másolat előállítását követően elvileg a papírok megsemmisíthetők, azonban szakemberek véleménye szerint itt nagyon-nagyon óvatosan kell eljárni. Az elektronikus másolatnak mindenképpen meg kell felelni a fenti előírásoknak. Ha ebben bizonytalan vagy, akkor célszerű a papírokat tovább őrizni, akár a vállalkozás székhelyén, akár egy külső helyszínen és az elektronikus másolatot arra használni, hogy szükség esetén egy-egy számla, szállítólevél vagy szerződés gyorsabban, kényelmesebben előkereshető legyen.
A fent említett elektronikus másolattól meg kell különböztetni az elektronikus dokumentumot. Ez utóbbi egy olyan elektronikus adat, amely elektronikus aláírással van ellátva, egyértelműen megállapítható, hogy ki írta alá, ki, mikor hozta létre és hitelesítette a dokumentumot.
Az iratok megőrzési idejéről ebben a bejegyzésben írtam részletesen: Iratőrzési kötelezettség: mit, meddig és hogyan kell tárolni?
Ha letelik a megőrzésre előírt időtartam, sor kerülhet a selejtezésre.
A rendelkezésre álló hely függvényében célszerű tervet készíteni, hogy hány évente selejtezel. Nagyobb cégeknél évente célszerű, de kisebbeknél elegendő pl. három-öt évente.
Sorra kell venni, hogy mely iratoknak telt le az őrzési ideje, selejtezési jegyzőkönyvet kell, tételes iratjegyzéket célszerű készíteni.
Papírok esetében mindenképpen iratmegsemmisítőt kell használni, jelentős mennyiség esetén meg tudsz bízni erre specializálódott vállalkozást. Feltétlenül biztosítani kell, hogy a kiselejtezett iratok később ne kerüljenek illetéktelenek kezébe.
A digitálisan őrzött adatok esetében működik azok felülírása vagy az eszköz (pl. CD lemez) megsemmisítése.
