A gyakorlatban számos esetben előfordul, hogy hibázunk a számla kiállítása során. A legtöbben ekkor egyszerűen stornózzák az eredetit és kiállítanak helyette egy új számlát.
Tudni kell azonban, hogy nem ez az egyedüli megoldás. Lehetőség van arra, hogy a hibás számlát egy másik bizonylattal egészítsük ki, így javítva a hibát. Ugyanakkor a korrekció megkezdése előtt mindig győződjünk meg arról, hogy valódi vagy nem valódi javításról van szó és lényeges különbség van a kézi és a számítógépes programmal illetve online számlázó-rendszerrel előállított számla javítása között.
Valódi javításról akkor beszélünk, amikor tulajdonképpen valamit „elírtunk” a számlán. Rossz volt a vevő neve, címe, a termék megnevezése vagy az alkalmazott áfa kulcs.
Nem valódi javításra akkor kerül sor, amikor a számlát helyesen állítottuk ki, de utólag bekövetkezett egy olyan esemény, amely miatt az eredeti számlát módosítani kell. Például utólag derült ki, hogy némely termék nem felelt meg a minőségi előírásoknak.
1. Kézi számlák valódi hibájának javítása
Kézi számlák valódi hibájának javítása esetén lehetőség van a hagyományos javításra, amikor a helytelen adatot egy vonallal áthúzzuk és feltüntetjük a helyes adatot. Fontos, hogy az eredeti hibás adat olvasható maradjon. A javítás mellé kerüljön dátum valamint a javítást végző személy szignója. A javítást természetesen valamennyi számlapéldányon el kell végezni.
A javítás történhet úgy is, hogy valamennyi számlapéldányt egy vonallal áthúzunk és feltüntetjük rajta a „RONTOTT” kifejezést. Ezt követően új számlát kell kiállítani a helyes adatokkal.
Harmadik lehetőség a számlával egy tekintet alá eső okirat kiállítása. A számlával egy tekintet alá esik minden olyan okirat, amely kétséget kizáróan az adott számlára hivatkozva, annak adattartalmát módosítja. Ez tulajdonképpen egy összefoglaló név, amely azon dokumentumokat jelöli, amelyek valamely számlára hivatkozva, annak adatát módosítja. A köznapi elnevezése módosító, érvénytelenítő, helyesbítő számla.
Az első két megoldástól eltérően itt nincs szükség arra, hogy a számla valamennyi példányát begyűjtsük, ugyanakkor a bizonylat kiállítására kizárólag számlatömb használható.
A számlával egy tekintet alá eső okiraton szerepeljen a
– kiállítás dátuma,
– sorszáma,
– hivatkozás az eredeti számlára,
– a hiba megnevezése,
– a korrekció számszerű hatása, (ha van ilyen)
– a felek adatai.
Ily módon nemcsak a szöveges adatok javíthatók, hanem az adó összege is módosítható. A lényeg, hogy egyértelműen derüljön ki, hogy mi volt az eredeti összeg (adóalap, adó) és az milyen módon és mértékben változott.
2. Kézi számlák nem valódi hibájának javítása
Nem valódi hiba javítására akkor kerül sor, amikor az eredeti számlát helyesen állítottuk ki, de utóbb olyan körülmények álltak be, amely a számla adatainak módosítását teszik indokolttá.
Ekkor az előző fejezetben említett áthúzás illetve a „RONTOTT”-ként történő megjelölés és ezzel egyidejűleg új számla kibocsátása nem helytálló.
Ebben az esetben a számlával egy tekintet alá eső okirat kiállítása jelenti a megoldást. Ekkor az előző pontban leírtakat kell alkalmazni.
