A magánszemély a saját tulajdonában lévő személygépkocsi hivatalos célú használatáért kétféle formában kaphat költségtérítést.
Az egyik eset az, amikor az útnyilvántartás alapján, a ténylegesen megtett utak alapján kap költségtérítést. Ezt többnyire akkor alkalmazzák, amikor rendszeresen használja a magánszemély saját autóját üzleti célból. Ekkor a kapott költségtérítés adóköteles bevételnek számít, ezzel szemben lehet a felmerült költségeket elszámolni.
Üzemanyagköltség címen figyelembe vehető a kormány-rendeletben (60/1992) meghatározott fogyasztási norma, a futott kilométer és a NAV által közzétett üzemanyagár alapján kiszámított összeg.
Az üzemanyag költséget lehet számlákkal is igazolni, de ez sem lehet több, mint a fentiek szerint kiszámított összeg.
A fenntartási, javítási költségeket számlával kell igazolni. Mivel ezeket a számlákat, csak a hivatali célból megtett kilométerrel arányosan lehet figyelembe venni, a vezetett útnyilvántartás alapján képezni kell egy arányszámot, amely megmutatja, hogy a személygépkocsi által megtett út milyen arányban volt üzleti célú.
Az útnyilvántartásban fel kell tüntetni a gépjármű típusát, forgalmi rendszámát és mindazokat az adatokat, amelyek lehetővé teszik a fenti arányszám megállapítását. Így mindenképpen fel kell tüntetni a kilométeróra állását az év első és utolsó napján.
A fenntartási költségek elszámolásához lehetőség van arra is, hogy kilométerenként 9 Ft általános személygépkocsi-normaköltséget vegyünk figyelembe.
A magánszemély választhat, hogy a fenntartási költségeket számlák vagy az általános normaköltség alapján számolja el, azonban választása egész évre szól és valamennyi általa használt személygépkocsira vonatkozik.
Amennyiben a magánszemély saját személygépkocsi üzleti célú használata miatt útnyilvántartás alapján költséget számol el, cégautó fizetésére kötelezett.
Saját tulajdonú személygépkocsinak számít a zárt végű pénzügyi lízingbe vett és a házastárs tulajdonában lévő személygépkocsi is.
A másik eset, amikor a magánszemély a kifizetőtől kiküldetési rendelvény alapján kap költségtérítést.
A kiküldetési rendelvény a kifizető által két példányban kiállított bizonylat, amely az alábbi adatokat tartalmazza:
1. a magánszemély neve, adóazonosító jele,
2. a gépjármű gyártmánya, típusa, forgalmi rendszáma,
3. a hivatali, üzleti utazás célja, időtartama, útvonala
4. a futásteljesítmény,
5. a költségtérítés,
6. a költségtérítés kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár).
A papíralapon előállított kiküldetési rendelvény eredeti példányát a kifizető, másolatát a magánszemély őrzi meg.
A kiküldetési rendelvény lehet zárt rendszerben kezelt és tárolt, elektronikus úton előállított bizonylat is.
A kiküldetési rendelvény nem csak munkaviszonyra tekintettel állítható ki, alkalmazható az pl. tagi, megbízási jogviszony esetén is.
Amennyiben a kapott költségtérítés összege nem több, mint a jogszabály szerint igazolás nélkül elszámolható mérték, akkor azt a magánszemélynek nem kell bevételként figyelembe venni. ( Igazolás nélkül elszámolt összeget akkor kapjuk meg, ha a kormányrendeletben meghatározott üzemanyag-fogyasztási normát, a NAV által közzétett üzemanyagárat, a futott kilométert és a 9 Ft/km általános személygépkocsi normaköltséget vesszük figyelembe. )
Amennyiben a kifizető ennél magasabb összegű költségtérítést fizet, akkor a teljes összeg adóköteles bevételnek minősül.
Ekkor a fizetendő adó megállapítására a magánszemélynek két lehetősége van.
Vagy az igazolás nélkül elszámolható összeget veszi figyelembe költségként, levonva azt az adóköteles bevételből és a fennmaradó rész után fizet adót.
Vagy a számlákkal, bizonylatokkal igazolt költségeit arányosítja aszerint, hogy a megtett út mekkora hányada volt hivatali, üzleti célú. Az így kapott összeggel csökkenti az adóköteles bevételét és állapítja meg a jövedelmét illetve a fizetendő adó összegét.
Ebben az esetben viszont, a költségelszámolásra tekintettel a magánszemélyt cégautó fizetési kötelezettség terheli.
