Karácsony közeledtével megnő a karácsonyi vacsorák, év végi rendezvények száma. Felmerül a kérdés: mikor minősül reprezentációnak a vendéglátás, és mikor nem?
Rendezvények esetén kiemelten kell figyelni arra, hogy az valamilyen üzleti, hivatali, diplomáciai, szakmai vagy hitéleti célból valósuljon meg és ehhez kapcsolódjon a vendéglátás. Ha ugyanis elsődleges a vendéglátás vagy a szabadidős tevékenység, akkor már nem beszélünk reprezentációról.
Az szja tv megfogalmazásában „reprezentáció a juttató tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali, szakmai, diplomáciai vagy hitéleti rendezvény, esemény keretében, továbbá az állami, egyházi ünnepek alkalmával nyújtott vendéglátás (étel, ital) és a rendezvényhez, eseményhez kapcsolódó szolgáltatás (utazás, szállás, szabadidőprogram)”.
A fogalmi meghatározás második felében az állami és egyházi ünnepek alkalmával nyújtott vendéglátás szerepel. Magyarországon csak augusztus 20-a állami ünnep. Az egyházi ünnepek alkalmából szervezett ünnepségek, céges vacsorák (leginkább karácsony előtt) önmagukban megfelelnek a reprezentáció feltételeinek, a szakmai, üzleti indokokra nem kell hivatkozni.
A reprezentáció esetén a bruttó összeg (áfa nem vonható le!!!) 1,19-szerese után 15 % szja-t és 27% eho-t kell fizetni.
Egyszerű belátni, hogy a vacsora az üzleti partnerrel, az ügyfelek részére felszolgált kávé és ásványvíz, a sajtótájékoztatón körbekínált pogácsa reprezentációs költségnek minősül.
Nehezebb a költségek besorolása azokban az esetekben, amikor valamilyen nagyobb rendezvény lebonyolítására vállalkozik a cég.
Példa
Egy bútorgyártással foglalkozó vállalkozás meghívja egy két napos szakmai rendezvényre jelenlegi és potenciális vevőinek képviselőit. Kibéreli egy szálloda különtermét, ahol két napon át a cég vezetői és meghívott szakértők előadásokat tartanak a vállalkozás tevékenységéről, a cég munkatársainak segítségével a meghívottak megismerhetik a legújabb termékeket, kipróbálhatják azokat. A helyszín kapcsán felmerül még a technikai berendezés és a dekoráció költsége. A nap folyamán hoszteszek kávét, ásványvizet, némi harapnivalót szolgálnak fel, este vacsorával zárul a nap. Mind a vendégeknek, mind a cég alkalmazottainak kifizetik a szállását, az alkalmazottaknak az útiköltséget is.
Mivel a reprezentáció adóterhe elég magas (csaknem 50 % adót kell utána fizetni) fontos, hogy jól különítsük el, hogy mi az ami a fenti példában reprezentációs költségnek minősül és mi az ami nem.
Nem minősül reprezentációnak, hanem igénybe vett szolgáltatás a különterem bérleti díja, a berendezés, a dekoráció költsége, az alkalmazottak és a vendégelőadók (tehát akik a rendezvényen munkát végeznek) szállás- és útiköltsége. Ezek tehát a vállalkozás érdekében felmerült, szabadon elszámolható költségek, adót fizetni nem kell utánuk. Reprezentáció a felszolgált étel és ital, a vacsora, a hoszteszek díja és a vendégek szállásköltsége.
Abban az esetben, ha rendezvény célja a szórakoztatás, a szabadidő kellemes eltöltése, nem beszélünk reprezentációról. Például családi nap az alkalmazottaknak, színházi előadás az üzleti partnereknek. Mindezek egyes meghatározott juttatásnak minősülnek, amelyek után ugyanolyan módon és mértékben kell adózni, mint a reprezentáció után. (1,19-szerese után 15 % szja és 27 % eho)
Itt azonban a rendezvénnyel kapcsolatban felmerült valamennyi költség egyes meghatározott juttatásnak minősül, nincs lehetőség azokat „szétboncolgatni.” Tehát például a családi nap esetében, nemcsak az étel, az ital, a szabadidő program ára adózik, hanem a helyszín bérleti díja is és minden egyéb felmerült költség.
