Egy vállalkozás működése során gyakran előfordul, hogy egy korábbi ügyletről kiállított számlát módosítani kell. Korábban írtunk már a hibák javításáról, hogyan kell helyesen javítani egy kézi és hogyan egy gépi számlát.
Most arról lesz szó, hogyan módosítsuk a számlát akkor, ha utólag olyan helyzet áll elő, amikor a számla végösszegét és ezzel együtt az áfa összegét is módosítani kell. Jellemzően előforduló esetek pl. az engedmény, az árleszállítás, az elállás.
Ezekben az esetekben hivatalos nevén számlával egy tekintet alá eső okiratot kell kibocsátani, amit a gyakorlatban általában helyesbítő, jóváíró számlának nevezünk és ez így rendjén is van.
Az első kérdés ilyenkor rögtön az, hogy milyen dátumokat írjunk a számlára. A számla kelte nem kérdés, mint ahogy az esetleges visszatérítés esedékesség is megállapodás kérdése. A legnagyobb problémát ilyenkor a teljesítés időpontjának helyes megállapítása jelenti.
Azt tudni kell, hogy ilyenkor új ügyletről nem beszélünk, egy korábbi ügylet kapcsán beállt változást kell számlával dokumentálni. Ezért akkor járunk el helyesen, ha az eredeti ügylet teljesítési időpontját szerepeltetjük a számlán vagy egyáltalán nem tüntetünk fel teljesítési időpontot. Ilyen okiratok esetén mindig hivatkozni kell az eredeti számlára, így ha a helyesbítő számlánkon nincs rajta a teljesítés időpontja, a hivatkozásból ki kell annak derülnie.
A teljesítés időpontjának helyes megállapítása után a következő kérdés az, hogyan rendezzük az áfát. Itt két válasz jöhet szóba.
Az egyik, hogy önellenőrzést nyújtunk be arra az áfa bevallási időszakra, amely az eredeti teljesítési időpontot magába foglalta.
Szerencsére nem így kell eljárni. Abban az esetben ha olyan helyesbítő számlát állítunk ki amelyben az eredeti ügylethez viszonyítva csökken a fizetendő áfa, az adócsökkenést abban az adó megállapítási időszakban lehet érvényesíteni, amelyben a számlamódosítást (esetleg számlaérvénytelenítést) tartalmazó bizonylatot az üzleti partnernek átadjuk. Ez mindenképpen könnyebbség az önellenőrzéshez képest, de itt is figyelmesen kell eljárni.
Például minőségi kifogás miatt az egyik vevőnk felé 10 % árleszállításról kell számlát kiállítanunk.
A számla kelte augusztus 31-e, teljesítés időpontja április 8. (tegyük fel, hogy ez volt az eredeti teljesítés), a fizetési határidő szeptember 8. A számlát szeptember 2-án adjuk postára tértivevénnyel, amely szeptember 9-én érkezik vissza és igazolja, hogy vevőnk átvette a helyesbítő számlát. Havi áfa bevalló adóalanyt feltételezve szeptember 20-ig küldjük be az augusztusi áfa bevallást. Eddig az időpontig rendelkezésére is áll a jóváíró számla, hiszen már augusztus 31-én kiállítottuk, de mivel a vevő csak szeptemberben kapta azt meg, ezért a fizetendő áfát mi az október 20-ig benyújtandó szeptemberi bevallásban csökkenthetjük.
Abban az esetben, ha számla kiállítására nem kerül sor, mert a vevő magánszemély volt és nyugtát kapott a vásárlásról, abban az időszakban lehet az áfa csökkenést figyelembe venni, amikor az ellenérték egy részének vagy egészének a visszatérítése a vevő részére megtörténik.
A fentiek szerint kell eljárni például minőségi kifogás miatti árleszállítás vagy elállás esetén, de utólagos engedmény esetén is ezek az irányadó szabályok.
Az éremnek azonban mindig két oldala van. Legközelebb azt járjuk körbe, hogy meddig kell az áfát rendeznünk akkor, ha a mi vállalkozásunk kap egy jóváíró számlát. Ekkor nálunk csökken a levonható áfa, tehát többlet befizetési kötelezettségünk keletkezik.
