Meddig kell megőrizni az iratokat? | Konyvelesobudan.hu
Blogger
Google+
Facebook
Youtube
Pinterest

Meddig kell megőrizni az iratokat?

Az adózás rendjéről szóló törvény (Art.) szerint iratnak tekintjük a jogszabályban meghatározott bizonylatot, a könyvvezetésről szóló jogszabályokban előírt könyveket, nyilvántartásokat, terveket, szerződéseket, levelezéseket, nyilatkozatokat, jegyzőkönyvekeket, határozatokat, számlákat, igazolásokat, tanúsítványokat, köz- és magániratokat.



A hosszú felsorolásból látható, hogy az iratmegőrzési kötelezettség nemcsak a számlákra terjed ki, hanem szinte valamennyi olyan dokumentumra, amely a vállalkozás működése során, valamely ügylet, gazdasági esemény során készül.

Mit mond az adótörvény?

A már korábban említett Art. úgy rendelkezik, hogy az adó megállapításához való jog annak a naptári évnek az utolsó napjától számított 5 év után évül el, amelyben az adóról bevallást, bejelentést kellett volna tenni, illetve ennek hiányában az adót meg kellett volna fizetni. Eddig az időpontig tehát az iratokat mindenképpen meg kell őrizni.



Például a 2017. évi első negyedévi áfabevallás határideje 2017. április 20.-a volt. Ez a negyedév áfa tekintetében 2022. december 31-ig ellenőrizhető. Nem szabad azonban elfelejteni, hogy a 2017-es évről társasági adóbevallást 2018. május 31-ig kell benyújtani, így az iratokat 2023. december 31-ig biztosan meg kell őrizni, mégpedig olyan formában, hogy abból az adó ezen időtartamon belül bármikor megállapítható legyen.

Mit mond a számviteli törvény?

A gazdálkodó szervezet az üzleti évről készített beszámolót, az üzleti jelentést, a leltárokat, főkönyvi kivonatot, naplófőkönyvet és minden egyéb nyilvántartást olvasható formában legalább 8 évig köteles megőrizni, oly módon, hogy az ezen időszak alatt bármikor visszakereshető legyen.

Az elektronikus formában kiállított bizonylatot elektronikus formában kell megőrizni, mégpedig úgy hogy a módszer biztosítsa a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét. Ugyanezeknek a feltételeknek kell megfelelni abban az esetben is, ha eredetileg nem elektronikus formában kiállított bizonylatról elektronikus másolatot készítünk. Ez utóbbi esetben (tehát, amikor a papíralapú bizonylatokat szeretnénk digitalizálni) figyelemmel kell lenni a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007 (XII. 29.) GKM rendelet előírásaira. Eszerint az iratok elektronikus adatállományként történő tárolásának feltétele, hogy

  • a megőrzés legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum létrehozásával, vagy
  • akkreditált tanúsító szervezet által kiállított tanúsítvánnyal hitelesített zárt rendszer alkalmazásával történik.

Sem a társadalombiztosítással kapcsolatos jogszabályok, sem a Munka törvénykönyve nem rendelkezik a munkaügyi iratok megőrzéséről, de a társadalombiztosítással, jövedelemelszámolással kapcsolatos iratokra évekkel később is szükség lehet (leginkább a (korábbi) munkavállaló nyugdíjbavonulásakor), így ezeket az iratokat nem célszerű selejtezni, gondoskodni kell ezen dokumentumoknak akár több évtizeden át történő megőrzéséről.

Hasznosnak találta ezt a bejegyzést? Ossza meg ismerőseivel is!

Még több tanácsra van szüksége? Találkozzunk személyesen (Budapest III. kerület), írjon e-mailt vagy telefonáljon!

Iratkozzon fel hírlevelünkre, és olvassa el 13 + 1 ingyenes adótippünket!

 

Feliratkozás 13+1 adótipp sorozatra

Zircon - This is a contributing Drupal Theme
Design by WeebPal.